桂林师范高等专科学校
常用公文格式标准及工作说明
为规范、有序、高效地指导各单位、各部门的公文处理工作，根据《党政机关公文格式》和《中共桂林市委办公室 桂林市人民政府办公室关于印发<常用公文印制格式标准>的通知》（市办发〔2016〕16号）规定，结合实际，特制定学校常用公文格式标准。
一、用纸幅面尺寸及版面要求
（一）幅面尺寸
公文用纸采用国际标准A4型纸，成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。
（二）页边与版心尺寸
页边距：上3.7cm、下2.3cm、左2.8cm、右2.3cm（在“页面布局”中进行设置）。版心尺寸为156 mm×225 mm。
（三）页码
采用4号Times New Roman阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条“—”；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。具体操作（以Microsoft Word 2010为例）：
点击“插入”——“页脚”——“编辑页脚”——勾选“奇偶页不同”前面的小方框。光标放在偶数页页脚处，“页码”——选择居左的位置；光标放在奇数页页脚，“页码”——选择居右的位置。选中页码的数字，设为4号Times New Roman字体，在数字左右插入“—”（以搜狗输入法为例，同时按住“Shift”和“-”，得到“——”，然后删掉一条，得到“—”），点击“字体”——“高级”——“间距”，设置加宽3磅。
（四）行数和字数
每页排22行（“页面布局”——“页面设置”——“文档网络”，“行数”设置为每页22），每行排28个字，并撑满版心。
（五）标点
采用规范全角标点，注意符合中文排版规范。文中的双引号“”，均设置为宋体格式。
（六）文字的颜色
如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
（七）阿拉伯数字
全文阿拉伯数字均设为Times New Roman。
二、印制装订要求
双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90º，无毛茬或缺损。
三、主体格式要求
（一）标题
采用2号方正小标宋简体，不加粗，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（二）正文
公文首页必须显示正文。采用3号仿宋GB-2312字体，行距为29.3磅，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字（即在“段落”——“特殊格式”设置首行缩进2个字符），回行顶格。
文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注，不要采用自动编号；一般第一层用黑体字、第二层用楷体GB-2312、第三层和第四层用仿宋GB-2312标注，且一般情况下不用加粗。
（三）附件说明
如有附件，在正文下空一行，左空二字（即在“段落”——“特殊格式”设置首行缩进2个字符）编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（四）附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，不加标点符号。附件标题和顺序号应当与附件说明的表述一致。附件标题居中与“附件”二字和附件正文之间各空一行。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
四、表格格式要求
一般情况下，文中或者附件的表格均采用Microsoft word编制。
A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边（具体操作：打印时点击“打印机属性”——“双面打印”——“是，向上翻”）。
五、办理常用公文工作说明
（一）请示
由来文单位（部门）拟好请示报告，填写《桂林师范高等专科学校请示处理笺》。请示报告落款处加盖单位（部门）公章，并由单位（部门）负责人手签姓名。纸质版送党办（校办）文秘科编号、登记，电子稿发送至文秘科存档（详见“请示报告的写作格式和报批程序”和“请示报告处理工作流程图”）。
（二）函
由发函的单位（部门）拟函件内容，填写《发文稿纸》，纸质版一并送党办（校办）文秘科编号、登记，电子稿发送至文秘科存档。正式函件办理完毕由文秘科通知来文单位（部门）取文，来文单位（部门）取文后自行负责函件的发送。
函件的格式均参照前文的格式要求进行处理。为方便接洽、答复和沟通，一般情况下需在函件正文落款日期下方空一行写上联系人及电话信息。（详见“发文稿纸模板”和“公函模板”）
（三）校内外发文
由发文单位（部门）按照公文格式标准拟文，填写《发文稿纸》，纸质版一并送党办（校办）文秘科编号、登记，电子稿发送至文秘科存档（详见“发文稿纸模板”和“校级公文收办流程图”）。
对外发文若涉及答复、沟通等，一般情况下需在正文落款日期下方空一行写上联系人及电话信息。
（四）办公自动化系统校级“公告通知”信息
由发文单位（部门）按照公文格式标准拟文，填写《桂林师范高等专科学校信息发布审批表》，纸质版一并送党办（校办）文秘科编号、登记，电子稿发送至文秘科存档。文秘科审核、送签后，由机要科发布信息（详见“桂林师范高等专科学校信息发布审批表模板”和“办公自动化系统校级‘公告通知’信息发布工作流程图”）。
六、其他说明
（一）务必安装方正字库
公文格式标准中所涉及到的所有字体，均在方正字库中可以找到，请各单位、各部门负责公文处理的人员督促本单位（部门）所有人员在电脑上安装“方正字库”。
安装步骤：
1．全选“方正字库”中的所有字体，进行“复制”操作；
2．打开电脑中的“控制面板”界面，找到“字体”，并点击打开，此时可看到电脑中已安装的字体；
3．在当前界面下进行“粘贴”操作，则“方正字库”所有字体已安装到电脑中。
（二）务必发送电子版
办理的所有公文，必须将材料打包发送文秘科存档。
1．文件名必须正确、规范且与文档里的标题一致；
2．一个公文的所有材料必须打包成一个文件夹，并按公文的标题进行命名。若一次需办理多个公文，也应该一事一文件夹，最后再一起打包压缩发送。
